Rot-Weiß-Club Gießen e.V.
Tanzclub seit 1929
... aus Spaß am Tanzen!

Information gemäß Art. 13 DSGVO

in der Fassung vom 12.07.2018

Die Mitgliederverwaltung und die Organisation des Sportbetriebes im Rot-Weiß-Club Gießen e.V. erfolgt mit den Mitteln der elektronischen Datenverarbeitung. Personenbezogene Angaben werden nur für satzungsgemäße und gesetzlich zulässige bzw. erforderliche Zwecke erhoben, gespeichert und genutzt.

Zweck der Datenerhebung

Folgende Daten werden durch den Rot-Weiß-Club Gießen e.V. von einem Mitglied erhoben:

  • Mitglieds-Nr. (wird vom Verein vergeben)
  • Titel (freiwillig)
  • Vorname (Pflicht)
  • Nachname (Pflicht)
  • Geschlecht (Pflicht)
  • Geburtsdatum (Pflicht)
  • Zusatzadresse (freiwillig)
  • Straße (Pflicht)
  • Postleitzahl (Pflicht)
  • Ort (Pflicht)
  • Telefon privat (freiwillig)
  • Handy (freiwillig)
  • Fax (freiwillig)
  • E-Mail (freiwillig)
  • Zahlungsart (wird vom Verein vergeben)
  • Konto-Nr. (Pflicht für selbst zahlende Mitglieder, sonst freiwillig)
  • BLZ (Pflicht für selbst zahlende Mitglieder, sonst freiwillig)
  • IBAN (Pflicht für selbst zahlende Mitglieder, sonst freiwillig)
  • BIC (Pflicht für selbst zahlende Mitglieder, sonst freiwillig)
  • Kontoinhaber (Pflicht für selbst zahlende Mitglieder, sonst freiwillig)
  • SEPA-Mandatsreferenz (wird vom Verein vergeben für selbst zahlende Mitglieder)

Offizielle postalische Mitteilungen des Vereins werden an die angegebene Postadresse gesendet. Das Geburtsdatum wird zur Festlegung der Zugehörigkeit zu den Beitragsgruppen benötigt. Die Kontoangaben einschließlich Name des Kontoinhabers, sofern abweichend, werden bei selbst zahlungspflichtigen Mitgliedern zum Einzug und zur Verwaltung der Mitgliedsbeiträge verwendet, freiwillig bei Kindern, deren Eltern Mitglieder sind, und bei Ehrenmitgliedern. Für die SEPA-Lastschriftmandate erhält jedes Mitglied durch den Verein eine eindeutige Mandatsnummer. Diese wird zusammen mit den Kontodaten beim regelmäßigen Beitragseinzug an unsere Hausbank übermittelt.

Folgende Daten werden im Fall von Lizenzbeantragungen, Schulungsanmeldungen, Startmeldungen oder Ergebnismeldungen durch den Rot-Weiß-Club Gießen e.V. an Verbände weitergegeben:

  • Titel (freiwillig)
  • Vorname (Pflicht)
  • Nachname (Pflicht)
  • Geburtsdatum (Pflicht)
  • Passbild (bei Beantragung einer ID-Card Pflicht)
  • Nr. ID-Card (wird vom Verband vergeben)

Das Geburtsdatum (Jahrgang) wird im Tanzsport verwendet, um die Zugehörigkeit zu bestimmten Startgruppen festzustellen.

Bei Meldungen zum Besuch von Angeboten in der Sportart Turniertanz werden, wenn erforderlich, auf Wunsch des Mitgliedes die folgenden Angaben an externe Veranstalter/Ausrichter übermittelt:

  • Titel (freiwillig)
  • Vorname (Pflicht)
  • Nachname (Pflicht)
  • Vereinszugehörigkeit (Pflicht)
  • Verbandszugehörigkeit (teilweise Pflicht)
  • Startklasse (Pflicht)
  • Startgruppe (Pflicht)
  • Nr. ID-Card (Pflicht für Lizenzträger)

Diese Daten werden zur Identifikation einer bestimmten Person genutzt. Die Daten können auch an Auftragsdatenverarbeiter des externen Veranstalters übertragen werden, zum Beispiel Meldeportale wie ESV. Das Einverständnis für die Nutzung und Übertragung dieser Angaben durch das Mitglied gilt für diesen Zweck automatisch als erteilt; ebenso wie die Erlaubnis zur Publizierung dieser Angaben im Rahmen von Start- und Meldelisten auf öffentlich einsehbaren elektronischen oder gedruckten Medien des eigenen Vereins bzw. des externen Veranstalters/Ausrichters. Lizenzkarten werden auf Wunsch von und nach Rücksprache mit dem Mitglied über den Verein beantragt und verwaltet. Werden hierbei weitere Angaben erforderlich, z.B. die Abgabe eines Passbildes in elektronischer oder physischer Form, sind diese durch das Mitglied zu stellen und werden ausschließlich für diesen Zweck genutzt. Hierbei können zusätzliche Kosten für das Mitglied entstehen.

Die Daten werden teilweise schon vor Aufnahme der Mitgliedschaft erhoben, um geeignete Partner, Teams und Übungsgruppen zu vermitteln. Bei erfolgloser Vermittlung werden diese Daten unverzüglich wieder gelöscht.

Von Personen, mit denen der Verein vertragliche Beziehungen unterhält (Übungsleiter, Trainer, Mitarbeiter, etc.), werden deren Kontaktdaten, Kontodaten und Abrechnungsdaten zur Abwicklung der Verträge gespeichert.

Nutzung der freiwilligen Angaben

Aus Kostengründen möchte der Verein möglichst über elektronische Medien mit den Mitgliedern kommunizieren. Die Angabe einer Mailadresse leistet hierzu einen wesentlichen Beitrag. Telefonische Kommunikation ist nur für Ausnahmefälle oder als Ersatzkanal für Probleme bei der postalischen oder elektronischen Zustellung von offizieller Vereinskommunikation vorgesehen.

Sonstige Datennutzung

Der Verein ist gehalten, jährlich statistische Auswertungen an die übergeordneten Landes- bzw. Sportverbände (wie Deutscher Tanzsportverband (DTV), Deutscher Olympischer Sportbund (DOSB), Hessischer Tanzsportverbandes (HTV) und Landessportbund Hessen (LSB)) zu übermitteln, bei denen der Verein Mitglied ist. Hierbei wird die Mitgliederliste lediglich nach bestimmten Kriterien statistisch ausgewertet und kumulierte Angaben zur Altersstruktur, Mitgliederentwicklung und Beitragsstruktur weitergegeben. Eine Weitergabe individueller Datensätze wird nicht vorgenommen.

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit möchte der Verein gerne angebotene Veranstaltungen sowie besondere Ereignisse im Verein (z.B. Mitgliederehrung) in Wort und ggf. Bild sowohl im Vorfeld bewerben als auch im Nachhinein darüber berichten, sowie sportliche Erfolge der Mitglieder bei internen wie auch bei externen Veranstaltungen würdigen. Gleiches gilt für besondere Leistungen und Jubiläen. Zu diesem Zweck werden ggf. Namen und speziell angefertigtes oder im Archiv vorhandenes Bildmaterial nach Zustimmung des Mitgliedes oder seines gesetzlichen Vertreters an externe Medien (z.B. lokale Tageszeitungen, Fachjournale wie Sport in Hessen, Tanzspiegel), weitergegeben sowie auf der vereinseigenen Homepage www.rwc-giessen.de veröffentlicht, oder Meldungen an die kommunalen Sportämter für Ehrungen vorgenommen. Wenn ein Mitglied diese Veröffentlichungen nicht wünscht, kann dies durch einen rechtzeitigen Widerspruch gegenüber dem Vereinsvorstand unterbunden werden. Im Internet veröffentlichte Beiträge werden regelmäßig auch von dritten Parteien, z.B. Suchmaschinen, erfasst und weiter publiziert. Ein Lösch- oder Unterlassungsanspruch von Daten, die auf diese Weise den direkten Einflussbereich des Vereins verlassen haben, besteht nicht.

Speicherung der Daten

Die Speicherung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt auf Datenverarbeitungsanlagen im direkten Zugriff der damit betrauten Vorstandsmitglieder und Trainer/Übungsleiter, sowie zukünftig auf externen Systemen eines Vereinsverwaltungsdienstes mit Speicherung in Deutschland sowie der Firma Büroservice Annette Elsäßer GmbH, Neu Anspach, und deren Rechenzentrum Agenda-Informationssysteme GmbH & Co. KG. Eine Speicherung in sog. "Cloud-Diensten" von ausländischen Drittanbietern ist nicht vorgesehen. Die Übertragung der Daten zwischen den verschiedenen Datenverarbeitungsanlagen erfolgt verschlüsselt oder durch persönlichen Transport.

Die mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten betrauten Vorstandsmitglieder sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und haben alle Daten unverzüglich zu löschen, wenn der Verarbeitungszweck erfüllt wurde oder die Aufgabe nicht mehr in deren Zuständigkeitsbereich fällt. Grundsätzlich werden alle Daten eines Mitgliedes nach Beendigung der Mitgliedschaft unverzüglich gelöscht, wenn alle damit zusammenhängenden Verwaltungsvorgänge abgeschlossen und alle Forderungen beglichen sind. Steuer- und abgabenrelevante Unterlagen werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert. Ein genereller Anspruch auf Löschung von Veröffentlichungen im Rahmen von Werbemaßnahmen, Ankündigungen, Berichterstattung, Start- oder Ergebnislisten auf den vom Verein betriebenen Plattformen besteht nach Beendigung der Mitgliedschaft nicht.

Von Personen, mit denen der Verein vertragliche Beziehungen unterhält, werden die Daten nach den gesetzlichen Fristen aufbewahrt.

Auskunfts- und Widerspruchsrecht

Die Mitglieder haben jederzeit die Möglichkeit, Auskunft über die gespeicherten Daten einzufordern und Widerspruch gegen einzelne oder allgemeine Datennutzungen einzulegen. Ein Widerspruch kann je nach Umfang der widersprochenen Datennutzung Auswirkungen auf die Mitgliedschaft und die Tätigkeit im Sportbetrieb haben. Er gilt ab Eingang bei der Geschäftsstelle; ein rückwirkender Widerspruch ist nicht möglich. Auskunftsersuchen und Widersprüche sind schriftlich an den Vorstand zu richten: info<at>RWC-Giessen.de.

Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte des Rot-Weiß-Club Gießen e.V. ist erreichbar per E-Mail unter datenschutz<at>RWC-Giessen.de.
Zuständige Datenschutzbehörde ist der Hessische Datenschutzbeauftragte. Informationen hierzu auf der Website datenschutz.hessen.de oder per E-Mail an poststelle<at>datenschutz.hessen.de.